Acht waardevolle hacks voor brein bewust leidinggeven in uitdagende tijden...

Met een blik op de toekomst!

Inclusief 50 tips en ideeën.

Leiderschap op afstand is een uitdaging! Leidinggeven aan 'wendbaar zijn' voor de toekomst ook. Ben jij leidinggevende of HR? Wil je kennis opdoen over hoe je dit aan kunt pakken vanuit de growth mindset en neurowetenschap? Inclusief 50 tips en ideeën! Lees dan beslist verder.

In de afgelopen periode hebben we gezien dat verandering veel impact heeft op medewerkers. Het gevoel van dreiging, alertheid en angst loopt uiteen. We zien medewerkers die hoog alert zijn én gealarmeerd, we kennen medewerkers die heel alert zijn maar niet gealarmeerd. Beiden situaties zijn zorgelijk omdat je brein en je lichaam veelvuldig en langdurig in de stressmodes staan. Door deze continue staat van paraatheid is focussen moeilijker. Hoe langer we thuiszitten en de verbinding met de werkvloer én elkaar verliezen hoe sterker het gevoel van dreiging en angst kan toenemen.

Wat kun je als leider en organisatie (online) doen om dit nu te temperen en een positieve wending te geven, gericht op wendbaarheid in de toekomst?

8 cruciale aandachtspunten én 50 tips & ideeën.

Breinmechanisme met impact!

Handig om voorafgaand te weten dat één van onze belangrijke brein-mechanismen, het ‘threat & reward-systeem’, bij veel mensen nu veelvuldig of langdurig naar ‘threat’ uitgeslagen is.

Dit systeem is gemaakt om ons te beschermen (stress-reactie) maar kan ons ook in de weg zitten. Je herkent het vast: emotionele en mentale uitputting ligt op de loer en focus en verbinding wordt steeds lastiger.

Jij, ik, wij allemaal hebben belangrijke sociale behoeften die nu bedreigd worden: Zo hebben we behoefte aan zekerheid, maar dat hebben we niet. We hunkeren ook naar verbondenheid en veiligheid, behoeftes die nu behoorlijk in het gedrang zijn gekomen. En ook onze behoefte aan autonomie is veranderd.

Dreiging op deze sociale behoeften zorgt voor stressreacties in het brein en in ons lichaam. Nu zijn we helemaal niet bestand tegen deze aanhoudende stress. Het gevolg is bijv. een overprikkelde prefrontale cortex. waardoor je moe wordt, je emoties niet de baas kunt en vervalt in onbewuste patronen. Langdurige stress zorgt voor een teveel aan cortisol en dat tast de hypocampus aan, het breindeel in het limbisch systeem, dat o.a. betrokken is bij leren en geheugen. Ook je darmen (je tweede hersenen) krijgen een opdonder, wat zorgt weer voor onvoldoende opname van belangrijke bouwstoffen.

Kortom: Stress heeft nadelige gevolgen voor je brein en body. Dat uit zich in gedrag, mindset, emoties, leervermogen, algeheel welbevinden, focus, samenwerking enz. Al met al bepaalt het of je goed kunt functioneren ja of nee.

Hoe kun je in deze crisis je medewerkers ondersteunen én je daarmee richten op de toekomst?

Acht waardevolle hacks:

1. Zorg voor zekerheden

Ons brein is een voorspellend orgaan: - Hoelang duurt het? – Welk pad volg ik? - Wat is de uitkomst? Bekijk het in het klein: Ik wil een kop hete thee pakken. Mijn brein voorspelt hoelang dat duurt (een paar sec.), hoe ik het doe (voorzichtig met mijn handen) en wat de uitkomst is (ik heb mijn kop hete thee veilig vast). Het zou ineens heel gek zijn wanneer dat een half uur zou duren, ik mijn thee over de grond gooi en ik de mok door de kamer slinger, als dat niet mijn intentie was.

In deze tijd kan het brein niet meer goed voorspellen! Wanneer we twee van deze drie cruciale vragen (duur, pad én uitkomst) niet kunnen beantwoorden schiet ons brein in de stress. Niemand weet hoelang deze situatie duurt, we weten niet altijd welk pad we op gaan én wat de uitkomst zal zijn. Momenteel voor velen de dagelijkse realiteit.

Dit kun je doen:

Verminder waar kan onzekerheden én vergroot zekerheden uit.

Zeven tips:

• Benoem zaken die wel helder zijn en voorspelbaar. Leg hier vooral de nadruk op, vergroot het uit.

• Zorg voor routines. Kondig online meetings op tijd aan, het liefst op vaste momenten in de week, zo wordt het een vaste gewoonte. Routines zorgen voor duidelijkheid en voorspelbaarheid.

• Stel géén lange termijndoelen waarover je geen zekerheid kunt geven. Houd het bij korte termijndoelen die mensen helder en behapbaar zijn. Doelen die je brein niet kan visualiseren hebben nu weinig zin.

• Manage verwachtingen. Zorg ervoor dat het duidelijk is wat van mensen verwacht wordt en wat medewerkers van de organisatie en leidinggevenden mogen verwachten. Dat geeft zekerheid.

• Neem zoveel mogelijk onduidelijkheden weg. Vraag ernaar! Is er iets niet duidelijk? Wat wil je nog weten? Etc.

• Zorg voor een goede, heldere, frequente communicatie zonder onduidelijke zaken. Geef bijvoorbeeld wekelijks een update (via video).

• Geef vooraf aan wat medewerkers van de online meetings kunnen verwachten. Wat wordt van mij gevraagd, wat staat er op de agenda, welke werkvormen gebruiken we en wat zijn de spelregels (geluid, beeld, reageren op elkaar etc.).

2. Zorg voor verwantschap

Mensen hebben de behoefte om zich sociaal te binden, een eerste levensbehoefte. We willen graag ergens bij horen, dit gevoel van verwantschap geeft een positief gevoel van saamhorigheid en vaak ook veiligheid. Onze hersenen en de rest van ons lichaam zijn hier compleet op ingericht. In de evolutie heeft het ‘bij de tribe horen’, de kans op overleven vergroot. Wanneer we elkaar ontmoeten komen bijv. happy neurotransmitters (communicatiestoffen) vrij zoals dopamine, oxytocine en serotonine, waardoor we het gevoel van verbonden zijn vergroten.

Nu we fysiek niet of nauwelijks bij elkaar zijn is dat er een stuk minder. Wanneer je nu verbondenheid creëert of behoud heb je daar nu profijt van maar hoef je straks in de toekomst ook géén pleisters te gaan plakken.

Dit kun je doen:

Zorg voor verbinding én geef aandacht aan de ‘tribe’

Tien tips:

• Zoek naar gemeenschappelijkheden. Benoem ze, maak ze zichtbaar (letterlijk!). Je kunt ze ook creëren door bijvoorbeeld allemaal in company kleuren te verschijnen, groepen te creëren op basis van gemeenschappelijkheden om in gesprek te gaan.

• Doe regelmatig een persoonlijke check. Hoe is het ermee? Niet alleen online, een telefoontje, of live 1-op-1 is ook prettig voor de afwisseling.

• Organiseer, waar mogelijk, fysieke afspraken in twee- of drietallen (in de buitenlucht). Laat het niet alleen afhangen van medewerkers. Wanneer je het organiseert geef je ook aan dat je dit belangrijk vindt. Zorg voor afwisseling zodat mensen op de hoogte en betrokken bij elkaar blijven.

• Werk meer samen. Organiseer manieren waarop mensen in tweetallen of in een klein groepje aan een (deel-)project werken. Dus niet alleen maar solo. Dat kan ook via ZOOM, sparrend en typend en met allerlei online tools of buiten via een walk & talk.

• Ga langs bij je werknemers, wanneer het mogelijk is. Lever bijvoorbeeld een sprankelende nieuwjaarswens af.

• Zorg bij online meetings naast ‘en masse’ regelmatig voor kleinere groepen en wissel deze groepen, als dat kan, af. Bij kleinere groepen heb je meer overzicht en is er meer ruimte voor eenieder.

• Zet het beeld aan bij online meetings. Maak de afspraak dat je elkaar hoort én ziet. Je creëert geen verbondenheid wanneer je naar een zwart schermpje met een naam staart.

• Zorg voor technische oplossingen. Heeft je medewerker niet de juiste middelen, maak dit dan technisch wél mogelijk. Elkaar zien & horen, in de ogen kijken zorgt voor meer contact en een gevoel van verbonden zijn.

• Doe wat leuks! Een toffe verassing zorgt voor een welkome dopamine shot, dat is goed voor onze mood! Een online event met een game-element waarbij mensen samenwerken geeft een hoop plezier. Samen plezier maken verbindt.

• Zorg dat er ruimte is voor iedereen die zijn/haar verhaal wil doen, niet alleen voor diegenen die ‘het hardste roepen’. Schrijf bijv. alle namen op briefjes en stop ze in een pot. Trek vervolgens steeds een naam die het woord neemt tot de pot leeg is. Of geef virtueel de ‘talking-stick’ door, in de vorm van een voorwerp vanuit de organisatie (bijv. die paraplu uit het kerstpakket).

3. Zorg voor veiligheid

Veiligheid geven kan mensen meer zelfvertrouwen én vertrouwen geven. Dit gaat gepaard met de aanmaak van de het geluks-hormoon serotonine en bindingshormoon oxytocine. Als er te weinig serotonine wordt vrijgegeven kan dit zorgen voor een lusteloos depressief gevoel. In de juiste hoeveelheid geeft het een prettig en geborgen gevoel. Werk je nú aan veiligheid voor medewerkers, dan zorg je ervoor dat je daar nu voordelen uithaalt en voorkom je grotere problemen in het vooruitzicht.

Dit kun je doen:

Blijf kalm, mild, optimistisch en gebruik groeitaal

Acht tips: