Succesvolle online meetings - waardevolle tips voor leidinggevenden
Het waarom en hoe van online verbinden met elkaar. Zes hoofdzaken en meer dan 20 praktische tips! 'Brain based', ofwel... fijn voor je brein!
Verbeter drie belangrijke sociaal emotionele aspecten die nu behoorlijk in het gedrang zijn: Zekerheid - Autonomie en Verbondenheid
Zekerheid, autonomie & verbondenheid
Je kunt het gevoel hebben dat je 'mind' een overload heeft. Je bent waarschijnlijk niet de enige. Hoe zit dat met je teamgenoten of medewerkers? In deze nieuwe realiteit van werken op afstand moet bijna iedereen zijn gewoontes aanpassen. De crisis heeft toegeslagen en zorgt voor dreiging op allerlei fronten. Onzehersenenkunnen zich aanpassen, maar het tempo waarin dat nu van mensen gevraagd wordt ligt voor velen te hoog.
Wat kun je nu als leidinggevende, online doen om deze dreigingen te verminderen?
Hierna volgen zes hoofdonderdelen die niet mogen ontbreken. Je vindt ook meer dan 20 waardevolle tips, maar eerst even de 'why'! Dan weet je tenminste ook waarom!
Dreigingen
Ons breinmechanisme, het ‘threat & reward-systeem’ slaat uit naar ‘threat’. Dit geweldige systeem is gemaakt om ons te beschermen maar het kan ons nu ook in de weg zitten. Hierdoor kun je geen focus meer houden, raak je emotioneel of mentaal uitgeput. Dat is allemaal heel menselijk en niet verwonderlijk in deze omstandigheden.
Je kunt hierop inspelen door de dreiging op drie gebieden te verminderen:
Zekerheid
Autonomie
Verbondenheid
Deze drie aspecten zijn heel belangrijk voor mensen, thuis en op het werk. De één heeft wel meer behoefte aan zekerheid dan de ander en de ander heeft misschien meer behoefte aan autonomie. Elk brein, elk individu, is tenslotte anders. Toch heeft elk mens behoefte aan deze drie facetten van het leven, die nu behoorlijk in het gedrang geraakt zijn. Zekerheden zijn onzekerheden geworden, het gevoel van autonomie is flink afgenomen en de fysieke verbondenheid is drastisch verminderd. Je kunt deze drie facetten vast meteen voor jezelf invullen. In hoeverre worstel jij met onzekerheden, is jouw autonomie afgenomen en in hoe zit het met het (fysiek) contact met anderen? En hoe is dat voor jouw medewerkers?
Deze tijd brengt vele onzekerheden en onduidelijkheden met zich mee en onze hersenen houden hier totaal niet van.
Het brein heeft liever duidelijkheid over ‘wat te doen’ en het houdt niet van verwarrende en tegenstrijdige berichten ('Blijf thuis, maar maak wel buiten een ommetje'). De verminderde autonomie (wat kan ik doen en hoe?) en het gevoel van verbondenheid (met wie?) wankelt. En vooral de verbondenheid hebben we in moeilijke tijden hard nodig, we hunkeren ernaar. Het is tenslotte één van onze eerste levensbehoeften.
Succesvolle online meetings
Sommigen zijn al flink aan het Zoomen, of met Teams of andere online tools aan de slag gegaan. De één is enthousiaster dan de ander. Wanneer je niet inspeelt op de wat mensen nodig hebben dan zul je merken dat de aandacht verslapt, dat mensen minder happig zijn op de online meetings en dat ze niet zo effectief zijn zoals je zou willen.
Goede online meetings kunnen zorgen voor méér verbondenheid én kunnen positief en succesvol verlopen wanneer we het gevoel van zekerheid hierin vergroten en ruimte bieden voor autonomie. Ook ‘a sense of safety’, inclusie en de aandacht vergroten, zijn belangrijke onderdelen die je tijdens deze sessies mee kunt nemen.
Maak online ontmoetingen positief. Prime de hersenen voor.
Start met het belichten van alle positieve kanten van de online ontmoetingen. Zo prime je de hersenen van medewerkers alvast voor op alle voordelen! Laat hen hierin mee denken. Dit kun je doen:
Benadruk de voordelen:
- Het is inclusief! (Iedereen kan en mag meedoen)
- Het is innovatief
- Je bespaart reistijd en reiskosten
- Het is milieu vriendelijker
- Het bespaart locatie kosten
- Mensen worden minder beïnvloed door bias's (shortcuts) in het brein:
Iedereen is gelijk (similarity bias)
Je haalt de afstand eruit (distance bias),
Deze situatie is voor allen nieuw (experience bias)
- Je vraagt flexibiliteit, anders denken dan normaal. Dit vraagt ook om een groeimindset; in de leerzone stappen. Dit wekt creativiteit op en ‘out-of-the-box’ denken.
- Je kunt interpersoonlijke vaardigheden oefenen. Zoals luisteren, vragen stellen, begrijpen, vertrouwen geven, empathie tonen, oogcontact maken etc. Deze vaardigheden kun je in de toekomst ook gebruiken.
Voor de (nabije) toekomst:
De huidige online trainingen, meetings of events kunnen zorgen voor goede ervaringen, nieuwe vaardigheden en innovaties die je mee kunt nemen in toekomstige werkwijzen of gewoonten. Behoudt het goede na de crisis!
Deel ervaringen:
Laat na afloop van een meeting medewerkers de positieve ervaringen delen. Wat neem je eruit mee? Wat heb je als positief ervaren? Waarom is dat zo?
6 belangrijke hoofdzaken én meer dan 20 tips
Effectieve en breinvriendelijke online meetings creëer je door deze zes onderdelen hierin mee te nemen:
1. Zorg voor zekerheid (verminder onzekerheden):
Onze hersenen hebben een hekel aan onzekerheden en haten onduidelijkheid. Wil je succesvollere meetings? Zorg dan voor meer zekerheid en duidelijkheid. Vijf tips:
Kondig meetings op tijd aan. Liefst op vaste momenten in de week. Dat schept duidelijkheid en zo kan het een nieuwe routine worden.
Geef vooraf aan wat medewerkers van de meeting kunnen verwachten.
Verstrek vooraf en/of aan het begin van de meeting de agenda.
Maak aan het begin heldere afspraken over de wijze waarop de meeting zal verlopen. De ‘spelregels’. Zoals wanneer je geluid aanzet. Wie zijn hosts? Wordt er gebruik gemaakt van ‘share-screen’? Hoe reageren we op elkaar? Enz.
Zijn er nieuwe ontwikkelingen waar je écht duidelijkheid en zekerheid over hebt? Leg hier dan de nadruk op. Blijf niet dralen rondom de onzeker- en onduidelijkheden.
2. Zorg voor verbondenheid:
We zijn allemaal mensen, of je nu leiding geeft, directeur bent of medewerker, iedereen heeft behoefte aan contact met anderen, juist bij meer dreiging. Door regelmatig meetings te organiseren waarbij mensen elkaar treffen én echt connectie zoeken, kun je de verbondenheid vergroten. Vier tips:
Start met een persoonlijke check. Hoe is het ermee?
Zoek naar gemeenschappelijke doelen. Maak dat deze doelen te overzien zijn. Een doel over een half jaar kun je nu lastig visualiseren. Werk met korte termijndoelen waarop je meer vat hebt en waar je brein al een voorstelling van kan maken (dat geeft ook meer zekerheid).
Maak kleinere groepen waar dat mogelijk is en wissel deze groepen, wanneer dat wenselijk is af. Met een groep van 100 mensen is het op den duur lastiger om echt te verbinden.
Zorg voor beeld. Elkaar zien & horen, in de ogen kijken zorgt voor meer contact en een gevoel van verbonden zijn.
3. Zorg voor veiligheid:
Het is je vast niet onbekend dat een mens zich veilig moet voelen. Dat is nu best een lastig verhaal maar het helpt wanneer je anderen, waar mogelijk, veiligheid biedt. Acht tips hoe je dat online kunt doen:
Blijf optimistisch!
Wanneer je leidinggevende bent helpt het om ook op gepaste wijze je eigen onzekerheden te laten zien. Zo geef je anderen de ruimte om dat ook te doen.
Blijf zelf kalm.
Wees mild naar elkaar. Elke (thuis-)situatie is anders.
Geef ruimte om te praten over fouten die gemaakt zijn. Het is nu eenmaal een andere situatie waarbij sneller fouten gemaakt kunnen worden. Haal er lessen uit. Leren van fouten is ook een onderdeel van de groeimindset.
Gebruik externe groeitaal, zoals complimenten en feedback vanuit de groeimindset. Dat is opbouwend en stimuleert groei.
Geef waardering voor de betrokkenheid, flexibiliteit, input etc.
Geef ruimte om hulp te vragen, zonder hulpeloos te zijn (groeimindset).
4. Zorg voor inclusie:
Inclusie is inmiddels een vrij populair woord. In dit geval gaat het er vooral om dat we niemand uitsluiten. In ondenkbare situaties waarin we nu verkeren is het juist belangrijk dat iedereen betrokken wordt. Mensen uitsluiten, sociale uitsluiting levert emotionele en zelfs fysieke pijn op. Sociale uitsluiting zit in hetzelfde breingebied als fysieke pijn. Enkele tips:
Zorg dat iedereen kan deelnemen.
Mocht een werknemer geen goed werkend device hebben om online te gaan, geef deze dan in bruikleen.
Zorg dat er ruimte is voor iedereen die zijn/haar verhaal wil doen, niet alleen voor diegenen die ‘het hardste roepen’. Dat doe je door bijvoorbeeld in ‘break-out-rooms’ (ZOOM) uiteen te gaan en vervolgens weer centraal het onderwerp op te pakken. Of door per toerbeurt te reageren.
5. Zorg voor autonomie:
Zoals je al gelezen hebt heeft de één meer behoefte aan autonomie dan de ander maar de behoefte blijft! Neem je alle autonomie weg door bijvoorbeeld alles tot in detail te controleren, mensen geen input te geven, alles zelf in de hand te willen houden, dan haken mensen af. Met deze vijf suggesties kun je de autonomie van mensen (via online meetings) vergroten. Vanuit jouw positie kun je ze vast nog aanvullen.
Bied waar mogelijk keuzemogelijkheden.
Vraag tussentijds om input (opinies, ideeën etc.).
Vraag om reacties (hand op steken, via de chat etc.).
Vraag om input vooraf (door bijv. sheets in te leveren voorafgaand aan de sessie).
Vraag aan het einde om input voor de volgende meeting. Waar kan alvast over nagedacht of wat kan tussentijds ontwikkeld worden? Enz.
6. Zorg voor aandacht/focus:
Bij te veel onzekerheden, weinig autonomie en verbondenheid (bijvoorbeeld zonder beeld of te weinig online contact) is het lastiger om focus te houden.
Om de focus van medewerkers te vergroten is het dus zaak om allereerst aandacht te bieden aan de eerder genoemde zekerheid - autonomie en - verbondenheid.
Daarnaast kun je ook op praktische wijze de aandacht vergroten:
Plan kortere sessies dan bij fysieke bijeenkomsten. Het is handig om te werken in blokken van ongeveer 45 minuten.
Plan breaks in (koffie/thee, toilet bezoek).
Zorg voor het ‘spacing’ effect. Je verspreid informatie over meerdere sessies, je zorgt hierbij voor herhaling, reflectie en/of oefening.
Zorg voor momenten van reflectie tijdens een meeting. Na bijvoorbeeld 20 min. in gesprek zijn over een onderwerp geef je eenieder een aantal minuten de tijd om het te laten bezinken en er iets over op te schrijven, samen te vatten of praktische toepassingen ervan te bedenken. Die verzamel je vervolgens.
Zorg voor interactieve componenten. Denk aan stellingen waarbij mensen hun hand kunnen opsteken, of vragen waarbij mensen via de chat kunnen reageren, ga uiteen in ‘break-out rooms’ (ZOOM) waarin kleinere groep of teams over 1 onderwerp spreken om het vervolgens samengevat weer in te brengen in de gehele groep.
Zorg voor interactieve brain-breaks zoals bijvoorbeeld samen ‘the wave’ doen, of een ‘high five’ doorgeven. Of wat dacht je van een gezamenlijke ademhalings- of juist een bewegingsoefening? Een break kan ervoor zorgen dat de focus er daarna weer is én je hebt samen ook nog eens plezier!
Door te focussen op deze 6 hoofdzaken in online meetings kun je de verbondenheid van een team of organisatie vergroten, ruimte bieden voor innovaties en de betrokkenheid vergroten. Het volgen van deze tips en vooral het waarderen van elke deelnemer en zijn of haar inbreng, helpt iedereen te gedijen in deze uitdagende tijden!
Succes!
Wil je weten wat Groeibrein voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan gerust contact op. Of bekijk het aanbod eens. Groeibrein heeft nu ook een combinatie van een online platform met o.a. ontwikkel-nudges en live sessies. Blended learning!
Bel: 06 28889103 of mail info@groeibrein.nl
Hier lees je wat anderen van Groeibrein vinden: https://www.groeibrein.nl/aanbevelingen
#inclusion #zoom #online #meetings #remote #workforce #leadership #neuroleadership #humanresource #brain #leadershipdevelopment