Succesvolle online meetings - waardevolle tips voor leidinggevenden

Het waarom en hoe van online verbinden met elkaar. Zes hoofdzaken en meer dan 20 praktische tips! 'Brain based', ofwel... fijn voor je brein!

Verbeter drie belangrijke sociaal emotionele aspecten die nu behoorlijk in het gedrang zijn: Zekerheid - Autonomie en Verbondenheid

Zekerheid, autonomie & verbondenheid

Je kunt het gevoel hebben dat je 'mind' een overload heeft. Je bent waarschijnlijk niet de enige. Hoe zit dat met je teamgenoten of medewerkers? In deze nieuwe realiteit van werken op afstand moet bijna iedereen zijn gewoontes aanpassen. De crisis heeft toegeslagen en zorgt voor dreiging op allerlei fronten. Onzehersenenkunnen zich aanpassen, maar het tempo waarin dat nu van mensen gevraagd wordt ligt voor velen te hoog.

Wat kun je nu als leidinggevende, online doen om deze dreigingen te verminderen?

Hierna volgen zes hoofdonderdelen die niet mogen ontbreken. Je vindt ook meer dan 20 waardevolle tips, maar eerst even de 'why'! Dan weet je tenminste ook waarom!

Dreigingen

Ons breinmechanisme, het ‘threat & reward-systeem’ slaat uit naar ‘threat’. Dit geweldige systeem is gemaakt om ons te beschermen maar het kan ons nu ook in de weg zitten. Hierdoor kun je geen focus meer houden, raak je emotioneel of mentaal uitgeput. Dat is allemaal heel menselijk en niet verwonderlijk in deze omstandigheden.

Je kunt hierop inspelen door de dreiging op drie gebieden te verminderen:

• Zekerheid

• Autonomie

• Verbondenheid

Deze drie aspecten zijn heel belangrijk voor mensen, thuis en op het werk. De één heeft wel meer behoefte aan zekerheid dan de ander en de ander heeft misschien meer behoefte aan autonomie. Elk brein, elk individu, is tenslotte anders. Toch heeft elk mens behoefte aan deze drie facetten van het leven, die nu behoorlijk in het gedrang geraakt zijn. Zekerheden zijn onzekerheden geworden, het gevoel van autonomie is flink afgenomen en de fysieke verbondenheid is drastisch verminderd. Je kunt deze drie facetten vast meteen voor jezelf invullen. In hoeverre worstel jij met onzekerheden, is jouw autonomie afgenomen en in hoe zit het met het (fysiek) contact met anderen? En hoe is dat voor jouw medewerkers?

Deze tijd brengt vele onzekerheden en onduidelijkheden met zich mee en onze hersenen houden hier totaal niet van.

Het brein heeft liever duidelijkheid over ‘wat te doen’ en het houdt niet van verwarrende en tegenstrijdige berichten ('Blijf thuis, maar maak wel buiten een ommetje'). De verminderde autonomie (wat kan ik doen en hoe?) en het gevoel van verbondenheid (met wie?) wankelt. En vooral de verbondenheid hebben we in moeilijke tijden hard nodig, we hunkeren ernaar. Het is tenslotte één van onze eerste levensbehoeften.

Succesvolle online meetings

Sommigen zijn al flink aan het Zoomen, of met Teams of andere online tools aan de slag gegaan. De één is enthousiaster dan de ander. Wanneer je niet inspeelt op de wat mensen nodig hebben dan zul je merken dat de aandacht verslapt, dat mensen minder happig zijn op de online meetings en dat ze niet zo effectief zijn zoals je zou willen.

Goede online meetings kunnen zorgen voor méér verbondenheid én kunnen positief en succesvol verlopen wanneer we het gevoel van zekerheid hierin vergroten en ruimte bieden voor autonomie. Ook ‘a sense of safety’, inclusie en de aandacht vergroten, zijn belangrijke onderdelen die je tijdens deze sessies mee kunt nemen.

Maak online ontmoetingen positief. Prime de hersenen voor.

Start met het belichten van alle positieve kanten van de online ontmoetingen. Zo prime je de hersenen van medewerkers alvast voor op alle voordelen! Laat hen hierin mee denken. Dit kun je doen:

Benadruk de voordelen:

- Het is inclusief! (Iedereen kan en mag meedoen)

- Het is innovatief

- Je bespaart reistijd en reiskosten

- Het is milieu vriendelijker

- Het bespaart locatie kosten

- Mensen worden minder beïnvloed door bias's (shortcuts) in het brein:

• Iedereen is gelijk (similarity bias)

• Je haalt de afstand eruit (distance bias),

• Deze situatie is voor allen nieuw (experience bias)

- Je vraagt flexibiliteit, anders denken dan normaal. Dit vraagt ook om een groeimindset; in de leerzone stappen. Dit wekt creativiteit op en ‘out-of-the-box’ denken.

- Je kunt interpersoonlijke vaardigheden oefenen. Zoals luisteren, vragen stellen, begrijpen, vertrouwen geven, empathie tonen, oogcontact maken etc. Deze vaardigheden kun je in de toekomst ook gebruiken.

Voor de (nabije) toekomst:

De huidige online trainingen, meetings of events kunnen zorgen voor goede ervaringen, nieuwe vaardigheden en innovaties die je mee kunt nemen in toekomstige werkwijzen of gewoonten. Behoudt het goede na de crisis!